Sul territorio
Quando i custodi sono tanti, il lavoro va distribuito, non solo registrato.
Registrare una visita è la parte facile. Il lavoro vero è decidere chi la fa, vedere chi è già carico e sapere cosa fare quando un appuntamento salta.
Zone
Chi copre cosa
A ogni custode si associano i comuni che copre. Quando entra una richiesta su un immobile che non ha ancora un custode, il sistema lo assegna a chi copre quel comune, insieme alle visite ancora aperte.
Lo stesso vale per gli immobili già presenti: da un'unica schermata si abbinano i comuni ai custodi e il sistema affida in blocco tutti gli immobili attivi che erano rimasti senza. Dove la zona non basta, l'assegnazione si cambia a mano, anche per gruppi di visite.
Ogni comune ha un solo custode di riferimento. Gli immobili che restano senza compaiono in un elenco a parte, nei cruscotti di amministrazione e coordinamento.
- Una zona è un comune
- Non un'area disegnata sulla mappa: un elenco di comuni, che si legge e si corregge facilmente.
- Assegnazione in blocco
- Un'operazione sola per gli immobili attivi senza custode, e per cambiare chi segue un gruppo di visite.
- Il custode viene avvisato
- Ogni nuova richiesta sui suoi immobili gli arriva senza che debba andarla a cercare.
Carichi
Si vede chi è già saturo, prima di dargli altro
I cruscotti di amministrazione e coordinamento mostrano, per ciascun custode, le visite in presenza, le visite da remoto e le ore impegnate negli ultimi trenta giorni. Assegnare un'altra procedura a chi ha già la settimana piena smette di essere una scoperta a cose fatte.
Il calendario riunisce visite ed eventi, custode per custode. La mappa raggruppa gli immobili per vicinanza e mostra dove si sta lavorando: utile quando si devono accorpare visite nello stesso giro.
Il coordinatore vede i custodi che gli sono associati e i loro immobili, non quelli degli altri: ognuno lavora sul proprio perimetro.
Giornate di visita
Più visite, più custodi, un solo evento
Le visite si possono raggruppare in eventi: una fascia di tempo con i suoi posti, in presenza o da remoto, a cui partecipano uno o più custodi. Dall'evento si gestiscono le visite caricate, quelle da sospendere e i rapporti da produrre.
Alla stessa giornata si agganciano le prestazioni da far eseguire a un fornitore: si pianificano, si comunicano con il dettaglio del lavoro e portano un numero di autorizzazione da riportare in fattura, così la contabilità riconcilia l'importo autorizzato.
Imprevisti
Quando qualcosa salta, la giornata non si rifà a telefono.
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Il custode non può esserci
Un collega subentra nell'evento: tutte le visite del sostituito passano al sostituto e sull'evento e su ogni visita resta annotato chi ha sostituito chi.
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Il richiedente disdice
Anche dopo aver confermato. Il custode viene avvisato se l'appuntamento è abbastanza vicino: quanto vicino lo stabilite voi, in giorni di preavviso.
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Si libera un posto
Con la lista di riserva attiva, il sistema propone lo spazio a chi era rimasto in attesa per lo stesso immobile. La ricerca avviene in orari e giorni lavorativi.
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Una richiesta resta ferma
Gli avvisi sulle richieste non gestite arrivano al custode e all'amministrazione, con il livello di dettaglio configurato per il vostro ambiente.
Scadenzario
Accessi periodici e liberazioni
Gli immobili in custodia hanno scadenze proprie: l'accesso periodico, l'intimazione a liberare. Si imposta ogni quanti giorni vanno ripetuti, e il sistema elenca quelli da fare, li conta nei cruscotti e li collega agli eventi in calendario.
Annotazioni datate e storico completano il quadro: a distanza di mesi si ricostruisce cosa è stato fatto su un immobile e da chi.