Funzionalità
Cosa trova ciascuno quando entra in Custodia360.
Le funzioni sono raccolte per chi le usa, non per modulo: ogni profilo vede il proprio lavoro e non quello degli altri. In fondo, ciò che riguarda documenti, dati e installazione.
Amministrazione
Imposta le regole, risponde dell'insieme
Il profilo che configura Custodia360 e ne controlla l'andamento.
- Utenti e ruoli: amministratori, coordinatori e custodi, con l'indicazione di quale coordinatore segue quali custodi.
- Zone per comune e assegnazione in blocco degli immobili ancora senza custode.
- Parametri del calcolo degli appuntamenti: durata, fasce orarie, pausa, giorni minimi dall'udienza e dalla prenotazione, distanza fra un appuntamento e il successivo.
- Impostazioni dell'ambiente: SMS, presa in carico, promemoria, preavviso di disdetta, lista di riserva, cambio di stato automatico, frequenza di accessi e liberazioni.
- Modelli dei documenti: il rapporto di visita e la relazione, quest'ultima per ciascun ufficio giudiziario.
- Importazione dal PVP con storico, e riconciliazione fra immobili importati e immobili inseriti a mano.
- Anagrafiche: fornitori e loro tipologie, giudici, etichette per raggruppare gli immobili.
- Statistiche sull'andamento di visite e procedure, ed estrazioni in formato Excel.
Coordinamento
Distribuisce il lavoro e lo segue
Vede i custodi che gli sono associati e i loro immobili, non quelli degli altri.
- Cruscotto con urgenze, carichi di lavoro, richieste ancora senza risposta, immobili non assegnati e relazioni.
- Calendario e mappa dei custodi che segue.
- Eventi e visite: si creano, si duplicano, si sospendono e si annullano, anche per gruppi.
- Pianificazione di elenchi interi: calcolo degli appuntamenti, richieste di conferma e prese in carico in un'unica operazione.
- Parametri di calcolo per i custodi che segue.
- Rubrica dei contatti collegati a procedure e immobili, con analisi dei referenti.
- Importazioni dal PVP e statistiche per il proprio perimetro.
Custodi sul campo
Lavora dal telefono, anche fuori ufficio
Custodia360 si installa sul telefono come un'app.
- Cruscotto personale con le urgenze sui propri immobili e le statistiche del proprio lavoro.
- Calendario di visite ed eventi, e sostituzione di un collega quando serve.
- Codice QR del richiedente: letto sul posto, apre subito la visita.
- Rapporto di visita generato dal modello, firmato elettronicamente, con rientro automatico del documento firmato.
- Annotazioni datate su visite e immobili: chi era presente, cosa è successo.
- Mappa degli immobili assegnati ed elenco dei fornitori.
- Avvisi sulle nuove richieste e sulle disdette ravvicinate.
Chi chiede la visita
Nessun account, un collegamento personale
Un cittadino interessato a un immobile, non un utente del gestionale.
- Conferma o disdice da un collegamento con scadenza, senza telefonare.
- Disdice anche dopo la conferma, con un passaggio di verifica, e può chiedere un nuovo appuntamento.
- Riceve gli avvisi per email e, se attivato, per SMS, con una pagina personale che mostra la comunicazione completa.
- Entra alla visita da remoto da un collegamento, senza credenziali e senza installare software.
Documenti
Nascono dai dati, su modelli vostri
Il contenuto lo mette il sistema, l'impaginazione resta la vostra.
- Rapporto di visita in PDF, da un modello a scelta, con firma elettronica: chi firma conferma con un codice ricevuto per SMS.
- Scarico in blocco dei rapporti, per immobile o per evento.
- Relazione periodica in PDF e in formato modificabile; la versione finale include i rapporti di visita firmati.
- Spese, anticipi, frutti e attività registrati sulla procedura, con il dettaglio che finisce in relazione.
- Documenti allegati alla relazione e alla procedura, conservati insieme.
- Prestazioni da far eseguire: si pianificano, si comunicano al fornitore con il dettaglio del lavoro, portano un numero di autorizzazione da riportare in fattura. Un report in Excel le riepiloga.
Dati e installazione
Tracce, copie di sicurezza, un ambiente solo vostro
Quello che serve a ricostruire cosa è successo, e a non perdere il lavoro fatto.
- Annotazioni datate su ogni oggetto, e storico delle importazioni dal PVP.
- Comunicazioni archiviate con il testo effettivo e, per gli SMS, l'esito della consegna.
- Attività automatiche, anche di notte: lettura della posta, annullamento di chi non conferma, promemoria, cambi di stato, copie di sicurezza.
- Copie di sicurezza automatiche su archivio remoto.
- Installazione dedicata: il database della vostra organizzazione non è condiviso con nessun altro.
- Applicazione web, installabile sul telefono, senza niente da installare in ufficio.
Una precisazione
Se una funzione non c'è.
Questo è l'elenco di ciò che Custodia360 contiene, non di ciò che dovete usare subito. Se cercate qualcosa che qui non compare, chiedetecelo: molte cose si risolvono con la configurazione, e quando invece va sviluppato qualcosa, tempi e costi si dicono prima di cominciare.