Come funziona
Il percorso di una richiesta di visita, passo per passo.
Sono sei passaggi, sempre gli stessi. Per ciascuno: cosa fa il sistema da solo e cosa resta a voi.
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La richiesta entra senza che nessuno la trascriva
Le richieste di visita arrivano per posta elettronica dal Portale Vendite Pubbliche. Custodia360 controlla la casella ogni minuto, riconosce i mittenti che gli avete indicato, interpreta il messaggio e crea la visita, collegandola alla procedura e all'immobile giusti.
Se un messaggio non si lascia interpretare non sparisce: parte un avviso a chi deve occuparsene. Le richieste rimaste ferme troppo a lungo possono essere segnalate a loro volta. In parallelo si può caricare l'elenco dal file del PVP, e ogni importazione resta nello storico.
Il sistema
- legge la casella ogni minuto
- trasforma il messaggio in una visita
- segnala ciò che non riesce a interpretare
Resta a voi
- controllare le richieste segnalate come non interpretabili
- caricare il file del PVP quando serve
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Ogni visita ha il suo custode
Una procedura ha un custode assegnato, e gli appuntamenti che ne derivano vanno a lui. Se la richiesta riguarda un immobile che non ne ha ancora uno, il sistema lo affida a chi copre quel comune, insieme alle visite ancora aperte.
Gli immobili che restano senza custode compaiono in un elenco a parte nei cruscotti: nessuna richiesta aspetta senza che nessuno lo veda. Il custode riceve un avviso quando gli arrivano nuove richieste.
Il sistema
- assegna gli immobili nuovi al custode di zona
- avvisa il custode delle richieste in arrivo
- elenca gli immobili non ancora assegnati
Resta a voi
- stabilire chi copre quali comuni
- assegnare a mano dove la zona non basta
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L'appuntamento si calcola
L'orario proposto esce da regole che scrivete una volta: durata della visita, fasce di lavoro, pausa, giorni minimi dall'udienza e dalla prenotazione, distanza fra un appuntamento e il successivo. Lo stesso calcolo si applica a un immobile o a un elenco intero in una sola operazione.
Se non si trova un posto libero, la richiesta può restare in una lista di riserva (si attiva dalle impostazioni): quando un appuntamento si libera, il sistema propone il posto al primo della lista che rientra nelle regole per lo stesso immobile.
Il sistema
- calcola l'orario secondo le regole
- pianifica elenchi interi in un'operazione
- gestisce la lista di riserva, se attiva
Resta a voi
- scrivere e aggiornare le regole di calcolo
- accettare o cambiare la proposta
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Chi ha chiesto la visita conferma da solo
Chi ha prenotato riceve un collegamento personale, con una scadenza: da lì conferma o disdice, senza account e senza telefonare. Se il termine passa senza risposta la prenotazione viene annullata in automatico e il richiedente ne è informato.
Chi ha già confermato può comunque disdire, e dopo una disdetta o un annullamento può chiedere un nuovo appuntamento. Se lo impostate, i promemoria partono da soli nei giorni lavorativi e gli appuntamenti confermati ormai passati cambiano stato senza che nessuno li chiuda a mano.
Il sistema
- invia la richiesta di conferma
- annulla chi non risponde entro il termine
- manda i promemoria e cambia lo stato delle visite passate
Resta a voi
- scegliere con quanti giorni di anticipo mandare il promemoria
- decidere quanto preavviso serve per avvisare il custode di una disdetta
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La visita si svolge e il verbale si firma
Il custode lavora dal telefono: Custodia360 si installa come un'app e funziona anche fuori ufficio. Chi si presenta può mostrare il codice QR allegato alla conferma, e il custode lo legge per aprire subito la visita.
Al termine il rapporto viene generato in PDF da un modello e firmato elettronicamente — chi firma conferma con un codice ricevuto per SMS — e il documento firmato rientra nel sistema da solo. Le visite da remoto si svolgono in videoconferenza: chi partecipa entra da un collegamento, senza installare nulla.
Il sistema
- genera il rapporto in PDF dal modello
- avvia la firma elettronica
- archivia il documento firmato
Resta a voi
- caricare il modello del rapporto, se volete il vostro
- annotare le eccezioni: immobile occupato, richiedente non presentato
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Si rende conto: relazione, scadenze, tracce
Alla scadenza periodica la relazione si compone dai dati già registrati — visite, spese, anticipi, frutti, attività, documenti allegati — su un modello caricato per ciascun ufficio giudiziario, e si esporta in PDF e in formato modificabile.
Accessi periodici e liberazioni stanno in uno scadenzario, con l'elenco di quelli da fare. Ogni oggetto porta annotazioni datate e lo storico delle comunicazioni inviate: a distanza di mesi si ricostruisce chi ha fatto cosa.
Il sistema
- aggrega i dati nella relazione
- esporta in PDF e in formato modificabile
- segnala accessi e liberazioni da fare
Resta a voi
- caricare i modelli di relazione
- rifinire a mano ciò che serve prima di consegnarla
Da dove cominciare
Si parte dalle richieste, il resto si accende dopo.
Custodia360 contiene più di quanto serva il primo giorno. Si può cominciare dalle richieste e dagli appuntamenti, e accendere il resto quando il lavoro lo richiede: l'SMS, la lista di riserva, i promemoria, il cambio di stato automatico, le relazioni. Cosa accendere e quando lo decidete voi, dalle impostazioni.