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Comunicazioni

Chi prenota una visita riceve gli avvisi giusti, e voi sapete se sono arrivati.

Un'email per ogni passaggio, un SMS per le variazioni che non possono aspettare, una pagina personale per rileggere tutto. E di ogni SMS si sa se è stato consegnato.

Dal punto di vista di chi prenota

Cosa riceve, e quando

Chi chiede una visita non ha un account e non deve averlo: tutto ciò che gli serve arriva per posta elettronica e, nei casi previsti, per SMS.

Comunicazione Canale Quando parte
Presa in carico Email Subito dopo la registrazione della richiesta. Si può disattivare.
Richiesta di conferma Email e SMS Quando l'appuntamento è fissato: giorno e ora, con due collegamenti — conferma e disdetta — che scadono.
Appuntamento confermato Email Dopo la conferma. Per le visite in presenza porta il codice QR da mostrare al custode; per quelle da remoto, il collegamento alla videoconferenza.
Promemoria Email Nei giorni lavorativi che precedono la visita, con l'anticipo che impostate.
Visita sospesa o annullata, procedura sospesa o estinta Email e SMS Appena la variazione è registrata, con i testi di accompagnamento che avete configurato.
Annullamento per mancata conferma Email Quando scade il termine per rispondere alla richiesta di conferma.

Promemoria e annullamento per mancata conferma viaggiano per sola email; l'SMS è riservato ai cinque casi in cui l'avviso non può aspettare.

SMS

Come funziona l'SMS

  1. Si accende dalle impostazioni. L'email parte comunque: l'SMS è un'aggiunta, non un sostituto.
  2. Parte se c'è un numero. Il numero arriva con la richiesta del PVP; se manca, chi ha prenotato riceve la sola email.
  3. Cinque situazioni: appuntamento fissato, visita sospesa, visita annullata, procedura sospesa, procedura estinta.
  4. Testo breve e collegamento personale. Il messaggio cita l'inserzione sul PVP e rimanda a una pagina che mostra la comunicazione per intero, identica all'email. Non serve accedere: il collegamento è valido per una settimana.
  5. L'esito si verifica. Circa un minuto dopo l'invio il sistema chiede al servizio di messaggistica se l'SMS è stato consegnato, e registra consegnato oppure il codice dell'errore.

L'invio passa da un servizio di messaggistica a cui l'ambiente va collegato: attivazione e costi si concordano insieme, caso per caso.

Esempio. Per sospensioni e annullamenti il testo cambia, la forma resta questa.

Tracce

Ogni comunicazione resta sulla visita

Di ogni messaggio si conservano oggetto, data e testo effettivo, archiviato così com'è partito, non ricostruito dopo. Per gli SMS, accanto compare l'esito: inviato, consegnato, oppure il codice dell'errore.

Quando un richiedente sostiene di non aver ricevuto nulla, o di aver ricevuto un'altra cosa, la risposta è nello storico della visita. Chi ha il permesso di vederla può rileggere la comunicazione esattamente come l'ha letta il richiedente.

  • Presa in carico della richiesta Email
  • Richiesta di conferma appuntamento Email · SMS consegnato
  • Appuntamento confermato Email
  • Promemoria Email

Esempio di storico per una visita.

Senza account

Tutto passa da un collegamento personale.

  • Conferma o disdice

    Dal collegamento della richiesta, entro la scadenza. Chi non risponde in tempo viene annullato in automatico e ne è informato.

  • Disdice anche dopo

    Il collegamento della conferma permette di disdire, con un passaggio di verifica prima di procedere, per evitare disdette fatte per errore.

  • Chiede un nuovo appuntamento

    Dopo una disdetta o un annullamento può chiederne un altro, con una nota per il custode: la nuova richiesta nasce già collegata al vecchio immobile.

  • Entra alla visita da remoto

    Per le visite in videoconferenza basta il collegamento ricevuto: nessuna credenziale, nessun software da installare.

Impostazioni

Cosa decidete voi

  • Se mandare gli SMS, con un interruttore. Lo si spegne e riaccende senza intervento tecnico.
  • Se inviare la presa in carico automatica a chi ha appena prenotato.
  • Con quanti giorni di anticipo mandare il promemoria.
  • Entro quanto preavviso avvisare il custode di una disdetta.
  • I testi di accompagnamento per sospensioni, annullamenti, sospensione ed estinzione della procedura.
Raccontateci come lavorate Come funziona