Gestionale per le attività di custodia
Le visite agli immobili, coordinate su tutto il territorio.
Custodia360 raccoglie le richieste di visita, le assegna al custode giusto e avvisa chi ha prenotato, anche via SMS. Verbali e relazioni al giudice nascono dagli stessi dati.
Il percorso di una richiesta
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La richiesta entra Letta ogni minuto dalla casella su cui arrivano le richieste dal PVP.
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Va al custode giusto Assegnata a chi segue la procedura o copre il comune.
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Chi ha prenotato risponde Conferma o disdice da un collegamento personale, ricevuto per email e SMS.
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La visita si fa e si firma Rapporto in PDF, firma elettronica, rientro automatico.
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La relazione si compone Per il giudice, dai dati già registrati e su un modello vostro.
Cosa fa per voi
Tre cose che il sistema fa al posto vostro.
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Assegna
Ogni procedura ha il suo custode e ogni custode i suoi comuni. Una richiesta su un immobile ancora senza custode va a chi copre quel comune, senza che nessuno debba smistarla a mano.
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Avvisa
Conferme e variazioni arrivano a chi ha prenotato per email e, se lo attivate, per SMS. Di ogni invio resta il testo, e per gli SMS resta l'esito della consegna.
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Documenta
Verbale firmato, annotazioni datate, storico delle comunicazioni e relazione periodica partono da un'unica registrazione: niente da ricopiare, niente versioni che divergono.
Sul territorio
Chi copre quale comune, chi ha quanto lavoro, chi sostituisce chi.
Con più custodi su aree diverse, la parte difficile non è registrare le visite: è distribuirle. Custodia360 tiene insieme zone, carichi e sostituzioni.
- Una zona per comune
- A ogni custode i comuni che copre. Gli immobili che non hanno ancora un custode vanno a lui.
- Carichi sotto gli occhi
- Per ogni custode, visite in presenza, visite da remoto e ore impegnate negli ultimi trenta giorni.
- Sostituzione in un gesto
- Se un custode non può esserci, un collega subentra e prende le sue visite. Resta annotato chi ha sostituito chi.
Comunicazioni
Un avviso che parte, e di cui si sa com'è andata.
Conferme, variazioni e annullamenti viaggiano per email. Per quando l'email non basta, il sistema può mandare anche un SMS breve, con un collegamento a una pagina personale che mostra la comunicazione per intero.
- Dopo l'invio il sistema verifica la consegna e registra l'esito accanto alla comunicazione.
- L'SMS si aggiunge all'email, non la sostituisce: chi non ha un numero la riceve comunque.
- Il testo di ogni messaggio resta archiviato sulla visita, così si sa cosa è stato detto e quando.
Il testo è quello che il sistema invia; indirizzo e numero di inserzione cambiano.
Cosa c'è dentro
Ognuno entra nel proprio lavoro.
Quattro modi di usare Custodia360, con quattro viste diverse: nessuno naviga fra voci che non lo riguardano.
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Amministrazione
Utenti, zone, parametri di calcolo, modelli dei documenti, importazioni dal PVP e statistiche. Le regole si impostano nel sistema, senza chiederle a noi.
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Coordinamento
Segue i custodi che gli sono associati: cruscotto, calendario, mappa, carichi di lavoro e richieste che aspettano ancora una risposta.
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Custodi sul campo
Appuntamenti, rapporto di visita e firma dal telefono. Custodia360 si installa come un'app e funziona anche fuori ufficio.
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Chi chiede la visita
Nessun account. Conferma, disdice o chiede un nuovo appuntamento da un collegamento personale; per le visite da remoto entra senza installare nulla.
Come è fatto
Un'applicazione web, e un ambiente per ogni cliente.
Niente da installare in ufficio e nessun server da tenere acceso: si entra dal browser. Costruito con PHP, Laravel e MySQL.
- Installazione dedicata
- Dati e configurazione sono separati da quelli di qualunque altra organizzazione.
- Copie di sicurezza automatiche
- Si fanno da sole, ogni giorno, su un archivio remoto.
- Firma elettronica e videoconferenza
- Il verbale si firma senza stamparlo; le visite da remoto si fanno dal browser, senza software aggiuntivo.
Domande
Quello che ci chiedono prima di scriverci.
Dobbiamo cambiare il modo in cui lavoriamo?
Non è richiesto. Le regole che decidono come si fissano gli appuntamenti, i modelli del rapporto di visita e della relazione, i testi che accompagnano sospensioni e annullamenti si impostano nel sistema, senza toccare il codice. Si può cominciare dalle richieste e dagli appuntamenti, e accendere il resto quando serve.
Come arrivano le richieste di visita?
Dalla stessa casella di posta su cui le ricevete oggi. Custodia360 la controlla ogni minuto, riconosce i mittenti che gli indicate e trasforma ogni messaggio in una visita collegata alla procedura e all'immobile. Un messaggio che non riesce a interpretare non viene scartato: avvisa chi deve occuparsene.
Che cosa dobbiamo preparare per partire?
Non c'è un archivio da consegnare. L'ambiente si mette in ascolto sulla casella delle richieste e si popola con quelle che arrivano: alla prima richiesta, il sistema comincia a lavorare. In parallelo si possono caricare le richieste dal file del PVP, e restano nello storico delle importazioni.
L'SMS è obbligatorio?
No. Si accende dalle impostazioni e l'email parte comunque: l'SMS è un'aggiunta per le variazioni che non possono aspettare. Serve un servizio di invio a cui collegare l'ambiente: attivazione e costi si concordano caso per caso.
I dati dove stanno, e sono nostri?
In un'installazione dedicata alla vostra organizzazione, con un database che non è condiviso con nessun altro. Dentro il gestionale ci sono estrazioni in formato Excel che lanciate da soli. L'accesso diretto al database è invece riservato: se vi serve una copia integrale, la prepariamo noi su richiesta.
Quanto costa?
Il canone dipende dal numero di visite che gestite in un anno. Gli importi non sono pubblicati: li definiamo dopo aver capito come lavorate, così sapete cosa state comprando. Raccontateci la vostra situazione.
Chi ci risponde quando c'è un problema?
Chi sviluppa e mantiene il software. Custodia360 è un prodotto di DacDam s.r.l., una società piccola: scrivete a info@dacdam.com e la richiesta arriva a chi può intervenire, senza passaggi intermedi.
Se ci serve una funzione che non c'è?
Si valuta insieme. Molte cose si risolvono con la configurazione; quando invece va sviluppato qualcosa, tempi e costi si dicono prima di cominciare, così decidete voi se ne vale la pena.